روش های ثبت و محاسبه ساعات کارکرد پرسنل
روش های ثبت و محاسبه ساعات
کارکرد پرسنل
برای
محاسبه حقوق و مزایای ماهانه پرسنل، ابتدا باید ساعات کارکرد پرسنل یا اصطلاحا
ساعات تردد آنان مشخص شود. انجام این کار و محاسبه ساعت کارکرد پرسنل به دو روش
دستی و مکانیزه امکانپذیر است که هر یک دارای مزایا و معایب خاصی می باشد:
الف- روش دستی:
در این
روش ساعات ورود و خروج افراد در دفتری که برای ثبت ساعات ورود و خروج افراد طراحی
شده و "دفتر حضور و غیاب" نامیده می شود به صورت دستی و معمولا توسط خود
اشخاص ثبت شده و امضا می گردد. سپس در پایان ماه و یا در زمان های مورد نیاز ساعات
کار افراد به صورت دستی از دفتر حضور و غیاب استخراج شده و جهت محاسبه حقوق
استفاده می شود.
لازم به
ذکر است محاسبه ساعات تاخیر و تعجیل یا اضافه کار و مواردی از این قبیل باید بر
اساس آئین نامه های شرکت و قوانین کار انجام گیرد.
مزایا و
معایب استفاده از این روش به شرح زیر می باشد:
مزایای روش دستی ثبت کارکرد
پرسنل:
1-
به محض خرید دفتر حضور و غیاب و اعلام موضوع به پرسنل جهت ثبت ساعات ورود و خروج
می توان از آن استفاده نمود.
2-
روش محاسبه ساعات کارکرد به صورت دستی برای شرکت های کوچک با تعداد پرسنل کم مناسب
می باشد و هزینه کمی دارد (هزینه خرید دفتر حضور و غیاب)
معایب روش دستی ثبت کارکرد
پرسنل:
1-
احتمال بروز اشتباه در محاسبات ساعات کارکرد
2-
نیاز به زمان زیاد جهت استخراج ساعات کارکرد پرسنل
3-
احتمال اعمال سلیقه شخصی در محاسبات کارکرد و تاخیر و تعجیل و اضافه کار و ...
4-
احتمال عدم ثبت ساعات واقعی ورود و خروج توسط پرسنل (برای حل این مورد می توان
شخصی را به عنوان مسئول ثبت ورود و خروج همکاران تعیین نمود).
5-
کاغد بازی زیاد برای دریافت مرخصی و ماموریت و ...
ب- روش مکانیزه:
در
این روش، ثبت ورود و خروج پرسنل توسط دستگاه هایی که به این منظور طراحی و معمولا
در ورودی شرکت و در محل قابل دید پرسنل نصب شده، ثبت می گردد. به این دستگاه ها
"سیستم حضور و غیاب" یا "سیستم کنترل تردد" گفته می شود.
این
دستگاه ها دارای انواع گوناگونی می باشند که در برخی از آنها ثبت ورود و خروج
افراد با قراردادن کارت تردد بر روی سنسور دستگاه و در برخی دیگر هم از طریق لمس
سنسور تشخیص اثر انگشت و یا شناسایی چهره افراد زمان ورود یا خروج ثبت می گردد.
برای
تهیه گزارش تردد پرسنل در این روش باید ساعات مجاز ورود و خروج، میزان مجاز تاخیر
و تعجیل و ... مطابق آئین نامه و قوانین شرکت در دستگاه تردد تعریف شود.
اطلاعات
ثبت شده در سیستم تردد باید جهت استفاده استخراج شده و برای انجام محاسبات حقوق و
دستمزد در اختیار مسئول مربوطه قرار گیرد به همین منظور این سیستم ها به یک
کامپیوتر متصل می شوند و می توان اطلاعات آن ها را در کامپیوتر مشاهده نمود.
برخی از
نرم افزارهای حقوق و دستمزد قابلیت اتصال مستقیم به دستگاه های حضور و غیاب و
دریافت اطلاعات از آن را دارند. در این حالت محاسبات کارکرد به نرم افزار حقوق و
دستمزد منتقل می شود و در آن جا مبنای محاسبه حقوق و دستمزد قرار می گیرد.
مواردی که باید در سیستم
ورود و خروج مد نظر قرار گیرد عبارتند از:
1-
ساعات ورود و خروج و کسر کار و اضافه کار باید مطابق آیین نامه داخلی شرکت در
دستگاه حضور و غیاب تعریف شود.
2-
جرائم تاخیر مشخص شود.
3-
روزهای تعطیل و غیر تعطیل در نرم افزار تعریف و مشخص شود.
این روش
هم دارای مزایا و معایب متفاوتی می باشد که در زیر به ذکر برخی از این موارد می
پردازیم:
مزایای روش ثبت مکانیزه
ساعات ورود و خروج:
1-
کاهش اشتباه در محاسبات ساعات کارکرد
2-
استخراج ساعات کارکرد پرسنل در کمترین زمان
3-
امکان دریافت انواع گزارشات از سیستم ورود و خروج بر اساس تاریخ، ساعت، شخص خاص و
... (این موارد ممکن است جز امکانات برخی از نرم افزار ها نباشد)
4-
امکان ثبت و تعریف انواع رویدادها از قبیل مرخصی ساعتی، ماموریت، مرخصی استعلاجی و
... در نرم افزار
5-
امکان اتصال مستقیم نرم افزار به سیستم حقوق و دستمزد (این کار به شرط وجود امکان
ارتباط بین نرم افزار حقوق و دستمزد و نرم افزار ساعات ورود و خروج امکان پذیر
است)
6-
کاهش دخالت انسانی در محاسبات (به شرط تعریف دقیق ساعات قانونی کار و تردد و ...
مطابق آئین نامه های شرکت و قانون کار و ...)
7-
امکان ایجاد کنترل دقیق بر ورود و خروج افراد و استفاده از کارت های تردد عکس دار
به عنوان کارت شناسایی جهت ورود به شرکت
8-
کاهش بازی با استفاده از امکانات ثبت اطلاعات مرخصی و ماموریت و ...
معایب استفاده از سیستم
مکانیزه ثبت ساعات ورود و خروج پرسنل:
1-
این روش نسبت به روش دستی هزینه بالایی دارد و باید تجهیزات آن خریداری و نصب شود
2-
معمولا زمان زیادی صرف انتخاب، خرید، نصب، راه اندازی تجهیزات و آموزش پرسنل می
شود
3-
در صورت قطع برق و نبود امکانات برق اضطراری، سیستم قابل استفاده نمی باشد (این
مورد در موارد بسیار نادری اتفاق می افتد)
4-
احتمال بروز مشکل نرم افزاری و سخت افزاری که گاهی استفاده از سیستم را با
مشکل مواجه می کند.
5-
عدم پاسخگویی مناسب و پشتیبانی ضعیف شرکت فروشنده تجهیزات تردد در برخی اوقات
6-
احتمال ثبت ساعات ورود و خروج اشخاص توسط سایر همکاران در سیستم هایی که با کارت
کار می کنند (در شرکت های بزرگ این مشکل با قراردادن کارت های تردد در واحد
نگهبانی و ثبت ساعات ورود و خروج توسط نگهبانی تا حدود زیادی حل می شود)
منبع :
حساب آموز